Un impulso al Proyecto Aula

Desde que inició la primera cohorte de Comunicación Social- Periodismo a principio del año 2008, en la Universidad de Antioquia Seccional Bajo Cauca, se planeó desde la Facultad de Comunicaciones, ubicada en la ciudad de Medellín, una actividad académica llamada Proyecto Aula; la cual dentro del pregrado cumple la función de un evento que busca demostrar y aplicar por parte de los estudiantes, los conocimientos y estrategias adquiridas durante el semestre en cuestión.
Hasta la fecha de hoy, se ha realizado la presentación de dos Proyectos Aulas, que donde sea evidenciado las temáticas de cada semestre, pues la Seccional Bajo Cauca ya cuenta con tres cohortes de Comunicación Social – periodismo. Sin embargo, Jaime López coordinador del pregrado, no busca que las últimas cohortes repitan las tópicos de la primera, puesto que se sigue una guía que les permite ampliar los enfoques en cada nivel con respecto a los temas a estudiar.
Este semestre el encargado de planear la presentación del proyecto no será el Coordinador Jaime López, quien lo venía haciendo hace dos semestre, sino que la Facultad de Comunicaciones destino a la docente de la central Kenia N. López, pues tiene experiencia en la organización de eventos como: De Muestra, que al igual al Proyecto Aula, es hecho por estudiantes de Comunicación Social de la Central, para dar a conocer su proceso formativo dentro de la Universidad de Antioquia al público.

Comisión delegando funciones para la realización del evento final.
Kenia N. López para organizar el evento del Proyecto Aula en la Seccional, ha creado cuatro comités fundamentales: el académico, el de gestión, el de comunicación y el operativo. Conformados cada uno por 3 estudiantes de distintas cohortes, elegidos a través de una votación grupal; de igual forma se exigió que se eligiera un vocero por nivel para estar presente en las reuniones del equipo base, que es constituido por los líderes de cada comisión. Cada comité cumple diferente funciones, que van desde cargar cables hasta visitas continuas a empresas; por eso se buscó un medio como el correo electrónico, para dar a conocer estas funciones al resto de los estudiantes, las cuales son:

Comité Académico:
Además de la revisión de los contenidos que presentarán cada nivel, unificar lenguaje, cronometría de las presentaciones, guión de presentación, guión técnico.
Serán los únicos que manejarán la imagen corporativa (revisar las cartas de convocatoria y agradecimiento –etapa de post-evento- para llegar a los contactos empresariales e institucionales redactadas e impresas por el Comité de Gestión), revisar documentos de compromiso de cada empresa e institución aliada.
Comité de Gestión:
Hacer todo el seguimiento de los contactos con las empresas.
La repartición de zonas para cada nivel.
Redactar, imprimir y entregar las cartas de convocatoria y agradecimiento –etapa de post-evento- a los contactos empresariales e institucionales a cada estudiante (deben estar en constante monitoreo de esta gestión y presionar a los que se vayan quedando atrasados ofreciendo apoyo durante el proceso de alianza).
Coordinar y finiquitar con las empresas aliadas la logística de la alimentación, transporte y auditorio, camisetas (si se puede), etc.
Comité de Comunicaciones:
Consolidarán la base de datos de: empresas, medios de comunicación, estudiantes.
Estás personas serán las encargadas de las invitaciones: diseño, definir a que personas se invitarán, organizar el envío y distribución, confirmación de recibido y asistencia.
Comité Operativo:
Distribuir funciones a realizar durante el evento.
Recopilar los equipos requeridos para la presentación de cada nivel (micrófonos, proyectores, pantallas, etc.)
Verificar en el lugar del evento que equipos tienen y nos pueden facilitar
Terminar de gestionar los equipos que faltan
Estás personas serán las encargadas de las invitaciones: definir a que personas se invitarán, organizar el envío y
Realizar el check list de todo el evento, verificar y alistar los requerimientos el día antes
Realizar prueba de sonido, verificación de instalaciones, etc.
Las funciones de estos comités en cierta medida buscan aclarar muchas dudas, que la mayor parte de los estudiantes tienen del proyecto y de su ejecución, pues cada semestre tiene un grado de dificultad diferente.
Sin embargo, al observar a los estudiantes que conforman las comisiones, se evidencia un desequilibrio en la coordinación de planes, porque grupos como el de gestión llevan sus tareas atrasadas con respecto a los demás; de igual forma, hay problemas con respecto al sitio donde se desarrollaría el evento, no por falta de gestión, sino por desacuerdos entre representantes de la Universidad y de la empresa en cuestión (Cámara de Comercio). Una de las últimas obligaciones de cada semestre en conjunto, es la de bautizar la presentación del Proyecto Aula, porque inicialmente se quería llamar De Muestra; pero a petición de los estudiantes comenzó la búsqueda del nuevo nombre el cual se definiría el día 26 de Mayo.
Finalmente cada comisión debe cumplir a cabalidad su papel en un corto plazo, porque el proyecto tendrá su presentación el 5 de junio. En pocas palabras la coordinación juega un papel determinante en la ejecución del evento.

Autores:

Fabián Gaviria Valencia

Érika Meléndrez Hoyos

Carlos A. Montes